www.poland.travel

Chicago, 8 sierpnia 2023 r.

Ogłoszenie

Zapytanie Ofertowe

Przedmiot:

Zakup biletów lotniczych na potrzeby realizacji działalności promocyjnej Zagranicznego Ośrodka Polskiej Organizacji Turystycznej w Chicago, tj. na potrzeby podróży studyjnych i prasowych oraz wyjazdów pracowników Ośrodka w celu realizacji działań statutowych

1. Nazwa (firma) oraz adres Zamawiającego

Zagraniczny Ośrodek Polskiej Organizacji Turystycznej -  Polish National Tourist Office

1. a) Dares: 980 N Michigan Ave, Suite 1550, Chicago, IL 60611
2. b) telefon: 1 (551) 344-3057
3. c) E-mail: na@poland.travel
4. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zakup biletów lotniczych na potrzeby realizacji działalności promocyjnej Zagranicznego Ośrodka Polskiej Organizacji Turystycznej w Chicago.

Procedura zakupu i dostarczania biletów

1. W imieniu Zagranicznego Ośrodka Polskiej Organizacji Turystycznej w Chicago może występować wyłącznie upoważniony pracownik.
2. Wykonawca wyznaczy jedną osobę do obsługi Zamawiającego.
3. ZOPOT w Chicago kieruje zapytanie dotyczące połączenia na konkretnej trasie. Wykonawca wybiera najkorzystniejsze i najtańsze połączenie komunikacyjne
   i sporządza kalkulację.
4. W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, nie może zostać określone bezpośrednie połączenie, do wskazanego przez Zamawiającego miejsca Wykonawca jest zobowiązany do wskazania najkrótszego połączenia z jedną przesiadką, uwzględniając najkrótszą ilość godzin oczekiwania, pomiędzy lotami.
5. W przypadku, gdy proponowana trasa i cena jednego z przedstawionych wariantów odpowiada Zamawiającemu, składa on zamówienie telefoniczne lub pocztą elektroniczną na rezerwację.
6. W terminie uzgodnionym z Zamawiającym Wykonawca wystawia bilet i dostarcza go do ZOPOT w Chicago.
7. Wykonawca ma obowiązek informowania Zamawiającego o promocjach linii lotniczych.
8. Wykonawca nie ma obowiązku potwierdzania, czy rezerwacja nie uległa zmianie lub czy wyjazd nie został odwołany. Obowiązkiem Zamawiającego jest informowanie Wykonawcy o zmianach rezerwacji lub o jej anulowaniu przed wystawieniem biletu.
9. Dokonując wykupu rezerwacji Wykonawca obciąża kartę płatniczą ZOPOT Chicago jedną transakcją, której odpowiada jedna faktura.
10. Wykonawca jest zobowiązany do przekazania faktury do ZOPOT w Chicago.
11. W przypadku zwrotu biletu z powodu odwołania wyjazdu przez Zamawiającego, Wykonawca zwraca bilety przewoźnikowi obciążając Zamawiającego tą częścią zapłaconej kwoty, która pozostanie do zapłacenia po potrąceniu kosztów przez przewoźnika, zgodnie z obowiązującymi przepisami sprzedaży biletów.
12. Przewidywana kwota przeznaczona na realizację zamówienia 10 000 USD (dziesięć tysięcy dolarów amerykańskich) brutto.
13. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą będą prowadzone w USD (dolarach amerykańskich) ze zlokalizowanego w Stanach Zjednoczonych konta bankowego Zamawiającego na zlokalizowane w Stanach Zjednoczonych konto bankowe Wykonawcy. Wykonawca posiada niezbędne licencji i pozwoleń do prowadzenia na terenie Stanów Zjednoczonych rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych.

3. Struktura zamówienia:

1. Przewidywana szacunkowa kwota przeznaczona na zakup biletów, wraz z wszelkimi dodatkowymi opłatami związanymi z obsługą zakupu biletów wynosi 10 000,00 USD brutto, przy czym Zamawiający zastrzega sobie możliwość niewykorzystania tego limitu bez żadnych konsekwencji finansowych z tego powodu.
2. Przewidywana struktura połączeń: USA-Polska i Kanada-Polska, z uwzględnieniem połączeń na terenie USA i Kanady, jako część podróży do lub z Polski oraz przesiadkowych portów lotniczych w Europie pod warunkiem, iż jest to część podróży do lub z Polski. Przedstawiona powyżej struktura zamówienia jest strukturą przewidywaną, mającą na celu ułatwienie Wykonawcy oszacowanie swojej oferty. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany przewidywanej struktury zamówienia w każdym z wyszczególnionych powyżej punktów w przypadku zaistnienia takiej konieczności bez zmiany wynagrodzenia Wykonawcy wynikającego ze złożonej oferty.

4. Termin realizacji:

Przedmiot zamówienia będzie realizowany od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2023 r. lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia, w zależności co nastąpi pierwsze.

5. Kryteria udziału w postępowaniu:

1. W postępowaniu mogą uczestniczyć podmioty, które:
2. Są uprawnione do wykonywania działalności określonej w ogłoszeniu.
3. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, a także potencjał techniczny.
4. Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe
   i terminowe wykonanie zamówienia.
5. Złożą ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert.
6. Na ofertę składa się wypełniony i podpisany Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Oferty można skłądać w języku polskim lub angielskim.

1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty wszystkie oferty zostaną odrzucone

6. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami.

Osoba upoważniona do kontaktowania się z Wykonawcami

Bartosz Szajda– e-mail: bartosz.szajda@pot.gov.pl

      Miejsce i termin złożenia oferty:

• Ofertę należy przesyłać mailem na adres: bartosz.szajda@pot.gov.pl lub dostarczyć na adres: 980 N Michigan Ave, Suite 1550, Chicago, IL 60611. Termin składania ofert upływa w dniu 18 sierpnia 2023 r.
• Wykonawca pozostanie związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

7. Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z następującymi zasadami:

1. Maksymalna opłata za wystawienie biletu lotniczego brutto – waga 50 %
2. Godziny pracy biura w dni robocze – waga 30%
3. System płatności i fakturowania – waga 10%
4. Posiadanie stacjonarnego biura lub przedstawiciela handlowego na terenie Stanów Zjednoczonych – waga 10%

         Sposób dokonywania oceny:

1. Kryterium Maksymalna opłata za wystawienie biletu lotniczego brutto (Y) – waga 50%. Punkty w tym kryterium zostaną obliczone w następujący sposób:

Y = [(100% - X%)/100] x 50

gdzie:

Y – liczba punktów, jakie otrzymuje dana oferta,

X – wysokość opłaty za wystawienie biletu wyrażona jako procent (%) ceny biletu

9. Kryterium Godziny pracy biura w dni robocze – waga 30%. Zamawiający przyzna punkty w następujący sposób: jeśli w dniach: poniedziałek-piątek godziny pracy Wykonawcy pokrywają się w 100 % lub są dłuższe niż godziny pracy biura ZOPOT w Chicago, tj. od 9.00 do 17.00 CT – oferta otrzyma 30 punktów; jeżeli godziny pracy Wykonawcy pokrywają się z godzinami pracy biura ZOPOT w minimum 50% oferta otrzyma 15 pkt; jeśli godziny pracy Wykonawcy nie pokrywają się z godzinami pracy biura ZOPOT lub pokrywają się w mniej niż 50% oferta w tym kryterium otrzyma 0 pkt
10. Kryterium System fakturowania – waga 10%, Zamawiający przyzna punkty w następujący sposób: jeśli każdemu biletowi i związanym z nim opłatom dodatkowym (opłaty lotniskowe, bagażowe i inne) odpowiada jedna transakcja na karcie płatniczej i faktura, wystawiona i dostarczona w ciągu 3 dni po zakupie biletu, oferta otrzyma 10 punktów. Jeżeli Wykonawca proponuje inny system fakturowania, oferta w tym kryterium otrzyma 0 pkt.
11. Kryterium Posiadanie stacjonarnego biura lub przedstawiciela handlowego na terenie Stanów Zjednoczonych – waga 10%. Zamawiający przyzna punkty w następujący sposób: jeśli Wykonawca posiada stacjonarne biuro w USA lub zatrudnia przedstawiciela handlowego stale przebywającego na terenie USA, co ułatwia bieżący kontakt i rozliczenia, oferta otrzyma 10 punktów. Jeśli Wykonawca nie posiada biura stacjonarnego w USA ani nie zatrudnia przedstawiciela handlowego stale przebywającego na terenie USA, oferta otrzyma 0 punktów.

     Maksymalna liczba punktów, jaką może przyznać Zamawiający Wykonawcy wynosi
100 pkt. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów po zsumowaniu punktów otrzymanych przez Wykonawcę we wszystkich  kryteriach.

1. Informacje dodatkowe:

• do przedmiotowego postępowania nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 184 ze zmianami);
• zawiadomienie o wyborze oferty nie stanowi przyjęcia oferty;
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1. a) odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie,
2. b) zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,
3. c) zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu,
4. d) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od wykonawców na każdym etapie postępowania.

• w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z któregokolwiek uprawnienia wskazanego w pkt 3 wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu udziału
  w postępowaniu.

9. Klauzula informacyjna dotycząca RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), informujemy, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Zagraniczny Ośrodek Polskiej Organizacji Turystycznej z siedzibą w Chicago (Stany Zjednoczone Ameryki), 980 N Michigan Ave, Suite 1550, Chicago, IL 60611, USA (dalej jako ZOPOT lub Administrator).
2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez ZOPOT można kontaktować się z wyznaczonym inspektorem ochrony danych:
3. mailowo: info.na@pot.gov.pl lub
4. listownie na adres korespondencyjny administratora: Polish National Tourist Office in Chicago, 980 N Michigan Ave, Suite 1550, Chicago, IL 60611, USA.
5. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.

Zakup biletów lotniczych na potrzeby realizacji działalności promocyjnej Zagranicznego Ośrodka Polskiej Organizacji Turystycznej w Chicago, tj. na potrzeby podróży studyjnych i prasowych oraz wyjazdów pracowników Ośrodka w celu realizacji działań statutowych 4.   Odbiorcami Państwa danych osobowych będą podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2016 poz. 1764 z późn. zm.).

5. Państwa dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
6. W odniesieniu do Państwa danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
7. Posiadają Państwo:
8. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Państwa dotyczących;
9. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych Państwa dotyczących;
10. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa

w art. 18 ust. 2 RODO ; 

1. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.
2. Nie przysługuje Państwu:
3. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b), d) i e) RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
4. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
5. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

Załączniki:

Załącznik nr 1: Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik nr 2: Wzór Formularza Ofertowego  

Attachments:

OGŁOSZENIE Zapytanie Ofertowe_sierpień .docx	[ ]	176 kB
Załącznik 1 do ogłoszenia - SOPZ_sierpień.docx	[ ]	17 kB
Załącznik 2 do ogłoszenia - Formularz oferty - ogłoszenie - bilety lotniczne_sierpień.docx	[ ]	18 kB